Neben der Papierrechnung gibt es schon bisher die Möglichkeit, Rechnungen in digitalen Formaten (z. B. PDF) auszustellen, wenn der Empfänger zustimmte. Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche (also z. B. Formatänderungen oder Ausdrucken) ermöglicht. Rechnungsdaten, die in diesem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, sind als solche grundsätzlich nicht menschenlesbar, sondern erst nach einer Konvertierung (Visualisierung).  

Wenn der Verein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers einfache elektronische Rechnungen vom Verein ausgestellt werden. 

Achtung: Vereine müssen sich jedoch darauf vorbereiten, ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Empfang von E-Rechnungen ist keine Übergangsfrist vorgesehen. Jeder Verein muss also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen.  

Ausnahmen für die Erstellung von E-Rechnungen gelten für folgende Fälle: 

• Einnahmen im ideellen Bereich: So ist z. B. für Beitragsrechnungen keine E-Rechnung erforderlich. 

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR. 

• Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreite Leistungen 

Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Dafür kommt der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Frage. Eine digitale Signatur ist nicht notwendig. Ein separates E-Mail-Postfach ist ebenfalls nicht erforderlich, kann aber für die korrekte Eingangsbearbeitung und Prüfung der Rechnungen sinnvoll sein. 

Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften wie für bisherige digitale Rechnungen. Sie müssen im gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Der Dateiname darf dabei aber geändert werden, wenn das für eine bessere innerbetriebliche Ablage und Archivierung erforderlich ist. Die Rechnungen müssen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können. bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. 

Vereine müssen ab dem 01.01.2025 über eine Software verfügen, mit der sie E-Rechnungen lesen 

und gegebenenfalls erstellen können. DATEV bietet hier eine kostengünstige Variante auf dem E-Rechnungsportal von DATEV an. Unter folgendem Link gelangen Sie auf dieses Rechnungsportal von Datev: https://e-rechnungsplattform.datev.de/.  

Eine entsprechende Software können Sie sich auch unter folgendem Link herunterladen: https://www.b2brouter.net/de/preise/  

Unter diesem Link finden Sie eine einfache kostenfreie Variante für Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen und eine kostengünstige Variante mit Leistungen in größerem Umfang. Gegebenenfalls hat auch Ihr Finanzamt Empfehlungen, welche Software Sie verwenden können. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, sollte Sie bei Ihrem Anbieter nachfragen, ob die Buchhaltungssoftware E-Rechnungsfähig ist.  

Für Vereine die DFBnet-Finanz nutzen soll ein neues Feature in DFBnet-Finanz zum Thema E-Rechnung ab nächsten Monat online gehen. Fragen dazu können diese Vereine direkt an den Anwendersupport des DFB stellen, der unter folgender E-Mailadresse erreichbar ist: anwendersupport(at)dfb.de. 

Die Jahresbeitragsrechnung des Sportbundes Rheinland sowie Rechnungen für Teilnehmergebühren von Aus- und Fortbildungen werden weiterhin im PDF-Format an die Vereine versendet und nicht als E-Rechnung.