Muss die Mitgliederversammlung dieses Jahr stattfinden oder kann sie in das kommende Jahr verschoben werden?

Die 13. Corona Bekämpfungsverordnung lässt Versammlungen im Freien nur nach behördlicher Genehmigung zu, es gelten strenge Kontaktbeschränkungen, die noch einmal verschärft wurden und sogar auf den privaten Bereich ausgedehnt wurden. Diese stringenten Kontaktbeschränkungen lassen die Durchführung von Mitgliederversammlungen in Präsenzform im Zeitraum der Gültigkeit dieser Verordnung nicht zu. Diese Regelungen gelten zunächst bis zum 20. Dezember 2020.

Grundsätzlich ist damit die Durchführung von Mitgliederversammlungen nicht möglich, diese müssen in das kommende Jahr verschoben werden. Der Gesetzgeber hat zwar mit gesetzlichen Übergangsregelungen die Möglichkeit geschaffen, die Mitgliederversammlung in alternativer Form durchführen zu können, allerdings ist dies sehr aufwendig und für den normalen Verein nicht unbedingt zu empfehlen. Bedeutsamer ist allerdings die gesetzliche Übergangsregelung, dass die Vorstände im Amt bleiben, bis eine Neuwahl erfolgen kann. Diese Regelungen sind bis zum 31.12.2021 verlängert worden. Damit ist es rechtlich kein Problem, die Mitgliederversammlung auf das kommende Jahr zu verschieben. Der Vorstand bleibt weiter im Amt, die Vertretungsberechtigung ist gesichert und der Vorstand weiter handlungsfähig Auf der Mitgliederversammlung im kommenden Jahr müsste dann der Rechenschaftsbericht, Kassenbericht, Kassenprüfbericht und die Entlastung des Vorstandes für 2 Jahre erfolgen und gegebenenfalls, so sie denn in 2020 angestanden hätte, die Neuwahl nachgeholt werden. Die Wahl erfolgt dann für die in der Satzung festgelegte Amtszeit.  Sollte die Mitgliederversammlung bereits eingeladen sein, müsste diese über den in der Satzung festgelegten Einladungsweg förmlich abgesagt werden. Ein neuer Termin muss und kann im Moment nicht mitgeteilt werden. Sollte die Einladung noch nicht erfolgt sein, sondern der Termin lediglich geplant, reicht eine Information über die Homepage und andere Social Media Kanäle des Vereins über die Verschiebung der Mitgliederversammlung in das kommende Jahr aus.

Welche alternativen Formen der Durchführung der Mitgliederversammlung sind derzeit möglich?

Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,

  1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
  2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben (Briefwahl).
  3. Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder im Umlaufverfahren gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform (Brief, Fax, E-Mail) abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

Diese Regelungen gelten bis zum 31.12.2021.

Allerdings darf nicht verkannt werden, dass sowohl die virtuelle MV, als auch die Briefwahl erheblicher technischer und organisatorischer Vorbereitungen bedarf. So ist die virtuelle MV nur möglich, wenn der Verein dazu über die geeignete Software verfügt, die dazu auf dem Mark angeboten wird und auch nicht unerhebliche Kosten verursacht. Problematisch ist sicher auch die Tatsache, dass an den Mitgliederversammlungen normalerweise eine nennenswerte Zahl von Mitgliedern teilnimmt, die nicht zwingend über die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer virtuellen Versammlung verfügten (fehlende technische Ausstattung und Kenntnisse). Dann kann eine virtuelle Versammlung eine „besondere Erschwernis“ für die Teilnahme darstellen und die Beschlüsse zwar nicht nichtig (von vornherein unwirksam), aber möglicherweise anfechtbar machen. Aber auch unabhängig von dieser Tatsache, muss bei einer virtuellen Mitgliederversammlung absolut sichergestellt werden, dass nur Mitglieder Zugang zur virtuellen Mitgliederversammlung haben und nur stimmberechtigte Mitglieder an der Online Abstimmung teilnehmen. Dies ist nicht ohne erheblichen Aufwand und technisches Knowhow machbar. Auch bei der Briefwahl und der Beschlussfassung im Umlaufverfahren sind eine Vielzahl von Voraussetzungen zu beachten (Information aller Mitglieder, abstimmungsfähige Beschlussvorschläge, Dokumentation der Abstimmungsergebnisse). Für die meisten Vereine sollte derzeit keine zwingende Notwendigkeit bestehen, die Mitgliederversammlung virtuell oder per Briefwahl durchzuführen, zumal die gesetzlichen Übergangsregelungen hier rechtliche Sicherheit bei der Amtsperiode der Vorstände geben. Für die meisten Vereine ist daher eher die Verschiebung der Mitgliederversammlung zu empfehlen.