Wann können Mitgliederversammlungen wieder durchgeführt werden?

Nach der 11. Corona Bekämpfungsverordnung sind ab dem 16. September 2020 Veranstaltungen im Innenbereich mit einer Personenbegrenzung von 250 Personen unter spezifischen Auflagen wieder möglich. Insbesondere gelten das Abstandsgebot, die Maskenpflicht und die Pflicht zur Kontakterfassung. Sofern die Teilnehmenden keine zugewiesenen Plätze haben, gilt die Personenbegrenzung auf 1 Person pro 5 qm. Die Maskenpflicht entfällt am Platz.  Diese Bestimmungen und Auflagen gelten bis zum 31. Oktober 2020. Grundsätzlich können also auch wieder Mitgliederversammlungen stattfinden. Bei der Durchführung der Mitgliederversammlungen sind die Vorgaben des vom Land erlassenen Hygienekonzeptes für Veranstaltungen im Innenbereich zwingend zu beachten. Damit dürfte die Vorbereitung und Durchführung der Mitgliederversammlung mit einem erhöhten organisatorischen Aufwand verbunden sein.

Für Vereine, die nur eine geringe Teilnehmerzahl bei ihrer Mitgliederversammlung erwarten, ist die Vorbereitung und Durchführung der Mitgliederversammlung sicher mit einem vertretbaren Aufwand möglich. Zu beachten ist aber, dass grundsätzlich jedes Mitglied ein Teilnahmerecht an der Mitgliederversammlung hat und keinem Mitglied aufgrund einer zu kleinen Räumlichkeit die Teilnahme verwehrt werden kann, weil dann möglicherweise Sicherheitsabstände oder die Begrenzung der Personenzahl auf 1 Person pro 5 qm nicht eingehalten werden kann. F

ür Vereine die eine vergleichsweise hohe Anzahl an Vereinsmitgliedern zur Mitgliederversammlung erwarten, dürfte es nach wie vor nicht ganz unproblematisch sein, die Mitgliederversammlung durchzuführen. Hier wäre zu überlegen, ob der Verein die Mitgliederversammlung in alternativer Form durchführt oder gegebenenfalls, sofern keine Neuwahlen anstehen, im nächsten Jahr durchführt. Auf der Mitgliederversammlung im kommenden Jahr müsste dann der Rechenschaftsbericht, Kassenbericht, Kassenprüfbericht und die Entlastung des Vorstandes für 2 Jahre erfolgen.

Vereine, bei denen in diesem Jahr Neuwahlen angestanden hätten, sollten die Mitgliederversammlung möglichst durchführen. Zwar hat der Gesetzgeber vorübergehend geregelt, dass die Vorstände im Amt bleiben, bis die Neuwahl stattgefunden hat, aber diese Regelung gilt derzeit nur bis zum 31.12.2020. Über eine Verlängerung der Regelung ist bisher nicht entschieden. Erfolgt die Neuwahl nicht, könnte es dazu kommen, dass der Vorstand ab Januar 2021 keinen handlungsfähigen Vorstand mehr hat (siehe auch Frage: Was ist zu beachten, wenn auf der verlegten, abgesetzten oder vertagten Mitgliederversammlung Wahlen angestanden hätten?).

Welche Auflagen sind bei der Durchführung von Mitgliederversammlungen ab dem 16. September 2020 zu beachten?

Bei der Durchführung der Mitgliederversammlung sind zwingend die Vorgaben des Hygienekonzeptes für Veranstaltungen im Innenbereich zu beachten. Verantwortlich für die Einhaltung der behördlichen Vorgaben ist der Vorstand.

Gesetzliche Übergangsregelungen zur Durchführung der Mitgliederversammlung Mitgliederversammlung

Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,

  1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
  2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben (Briefwahl).
  3. Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder im Umlaufverfahren gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform (Brief, Fax, E-Mail) abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

Diese Regelungen sind nur auf im Jahr 2020 stattfindende Mitgliederversammlungen von Vereinen anzuwenden. Allerdings darf nicht verkannt werden, dass sowohl die virtuelle MV, wie auch die Briefwahl erheblicher technischer und organisatorischer Vorbereitungen bedarf. So ist die virtuelle MV nur möglich, wenn der Verein dazu über die geeignete Software verfügt, die dazu auf dem Mark angeboten wird. Ungeklärt ist die Frage, was bei Vereinen gilt, bei denen einen nennenswerte Zahl von Mitgliedern nicht über die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer virtuellen Versammlung verfügt (fehlende technische Ausstattung und Kenntnisse). Dann kann eine virtuelle Versammlung eine „besondere Erschwernis“ für die Teilnahme darstellen und die Beschlüsse zwar nicht nichtig (von vornherein unwirksam), aber anfechtbar machen. Auch bei der Briefwahl und der Durchführung der Mitgliederversammlung im Umlaufverfahren sind eine Vielzahl von Voraussetzungen zu beachten (Information aller Mitglieder, abstimmungsfähige Beschlussvorschläge, Dokumentation der Abstimmungsergebnisse). Für die meisten Vereine sollte derzeit keine zwingende Notwendigkeit bestehen, die Mitgliederversammlung virtuell oder per Briefwahl durchzuführen. Für die meisten Vereine ist eher die Verschiebung der Mitgliederversammlung zu empfehlen.

Was ist zu beachten, wenn auf der verlegten, abgesetzten oder vertagten Mitgliederversammlung Wahlen angestanden hätten?

In diesem Fall ist in der Satzung zu prüfen, ob die Satzung einen Passus enthält, dass der Vorstand bis zur Wahl eines Nachfolgers im Amt bleibt. Enthält die Satzung eine solche Festlegung, so ist die Verlegung, Absetzung bzw. Vertagung unproblematisch. Der Vorstand bleibt weiter im Amt, die Vertretungsberechtigung ist gesichert und der Vorstand weiter handlungsfähig. Enthält die Satzung einen solchen Passus nicht, sondern legt lediglich die Amtsdauer des Vorstandes fest, so endet die Amtsdauer des Vorstandes eigentlich automatisch mit Ablauf der in der Satzung festgelegten Amtszeit. Die Bundesregierung hat am 23.03.2020 beschlossen, dass ein Vorstandsmitglied eines Vereins auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt bleibt. Diese Regelung gilt derzeit bis zum 31.12.2020. Ob diese Frist noch einmal verlängert wird, steht derzeit noch nicht fest. Damit ist auch in diesen Fällen die Handlungsfähigkeit des Vorstandes bis zur nächsten Wahl gesichert, zumindest bis zum 31.12.2020