Fall 1: Die Mitgliederversammlung ist geplant, wurde aber noch nicht einberufen.

In diesem Fall können Sie die Einladung zur Mitgliederversammlung verschieben. Selbst wenn die Satzung einen Zeitraum bestimmt, in dem die turnusmäßige Mitgliederversammlung stattfinden soll (z.B. im ersten Quartal) kann die Mitgliederversammlung aus wichtigem Grund zu einem späteren Termin stattfinden. Die Einladung würde dann zu einem späteren Zeitpunkt ganz normal erfolgen.

Fall 2: Die Mitgliederversammlung wurde bereits einberufen.

Sofern die Mitgliederversammlung bereits einberufen wurde, kann Sie durch das Einberufungsorgan, in der Regel der Vorstand nach § 26 BGB (Satzungsregelung beachten), auch wieder abgesetzt werden. Die Absetzung der Mitgliederversammlung muss über den in der Satzung festgelegten Einladungsweg veröffentlicht werden. Sinnvoll ist es natürlich in diesem Fall, die Mitglieder auch über andere Kommunikationswege, wie Homepage, E-Mail über die Absetzung der Mitgliederversammlung zu informieren.

Fall 3: Die Mitgliederversammlung ist eingeladen, es sind allerdings aufgrund der aktuellen Situation kaum Mitglieder anwesend.

In diesem Fall ist in der Satzung zu prüfen, wann die Mitgliederversammlung beschlussfähig ist, also ob eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern anwesend sein muss. In den meisten Fällen bestimmen die Satzungen, dass die Mitgliederversammlung unabhängig von der Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig ist. Damit wäre die Versammlung auch beschlussfähig, wenn nur einzelne Mitglieder erschienen sind. Halten der Vorstand oder die wenigen erschienenen Mitglieder es nicht für sinnvoll, die Mitgliederversammlung durchzuführen, so muss die Mitgliederversammlung mit den wenigen erschienenen Mitgliedern die Vertagung auf einen noch unbestimmten Zeitpunkt, der den Mitgliedern mit erneuter Einladung bekannt gegeben wird, mit einfacher Mehrheit beschließen. Der Beschluss über die Vertagung der Mitgliederversammlung muss den Mitgliedern über den in der Satzung bestimmten Einladungsweg bekanntgegeben werden. Auch hier ist es sinnvoll die Mitglieder über weitere Kommunikationswege darüber zu informieren.

Was ist zu beachten, wenn auf der verlegten, abgesetzten oder vertagten Mitgliederversammlung Wahlen angestanden hätten?

In diesem Fall ist in der Satzung zu prüfen, ob die Satzung einen Passus enthält, dass der Vorstand bis zur Wahl eines Nachfolgers im Amt bleibt. Enthält die Satzung eine solche Festlegung, so ist die Verlegung, Absetzung bzw. Vertagung unproblematisch. Der Vorstand bleibt weiter im Amt, die Vertretungsberechtigung ist gesichert und der Vorstand weiter handlungsfähig. Enthält die Satzung einen solchen Passus nicht, sondern legt lediglich die Amtsdauer des Vorstandes fest, so endet die Amtsdauer des Vorstandes eigentlich automatisch mit Ablauf der in der Satzung festgelegten Amtszeit. Die Bundesregierung hat am 23.03.2020 beschlossen, dass ein Vorstandsmitglied eines Vereins auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt bleibt. Damit ist auch in diesen Fällen die Handlungsfähigkeit des Vorstandes bis zur nächsten Wahl gesichert.

Gesetzliche Übergangsregelungen zur Durchführung der Mitgliederversammlung

Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,

  1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder

  2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben (Briefwahl).

  3. Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder im Umlaufverfahren gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform (Brief, Fax, E-Mail) abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

Diese Regelungen sind nur auf im Jahr 2020 stattfindende Mitgliederversammlungen von Vereinen anzuwenden. Allerdings darf nicht verkannt werden, dass sowohl die virtuelle MV, wie auch die Briefwahl erheblicher technischer und organisatorischer Vorbereitungen bedarf. So ist die virtuelle MV nur möglich, wenn der Verein dazu über die geeignete Software verfügt, die dazu auf dem Mark angeboten wird. Ungeklärt ist die Frage, was bei Vereinen gilt, bei denen einen nennenswerte Zahl von Mitgliedern nicht über die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer virtuellen Versammlung verfügt (fehlende technische Ausstattung und Kenntnisse). Dann kann eine virtuelle Versammlung eine „besondere Erschwernis“ für die Teilnahme darstellen und die Beschlüsse zwar nicht nichtig (von vornherein unwirksam), aber anfechtbar machen. Auch bei der Briefwahl und der Durchführung der Mitgliederversammlung im Umlaufverfahren sind eine Vielzahl von Voraussetzungen zu beachten (Information aller Mitglieder, abstimmungsfähige Beschlussvorschläge, Dokumentation der Abstimmungsergebnisse). Für die meisten Vereine sollte derzeit keine zwingende Notwendigkeit bestehen, die Mitgliederversammlung virtuell oder per Briefwahl durchzuführen. Für die meisten Vereine ist eher die Verschiebung der Mitgliederversammlung zu empfehlen.

Wann können Mitgliederversammlungen wieder durchgeführt werden?

Die Ministerpräsidentin des Landes RLP hat in einer Pressekonferenz am 12.05.20 einen Stufenplan für weitere Lockerungen der behördlichen Beschränkungen vorgestellt. Dieser Stufenplan sieht vor, dass ab dem 10. Juni Veranstaltungen im Innenbereich mit einer Personenbegrenzung von 75 Personen stattfinden können, ab dem 24. Juni wird die Personenbegrenzung auf 150 angehoben. Sollten die Öffnungen wie geplant kommen, könnten ab diesem Zeitpunkt auch wieder Mitgliederversammlungen stattfinden. Empfehlenswert ist es aber, die endgültige Entscheidung zu den Lockerungen im Veranstaltungsbereich abzuwarten und erst dann einen Termin für eine mögliche Mitgliederversammlung festzulegen. Abzuwarten bleibt auch, unter welchen Auflagen Veranstaltung zum gegebenen Zeitpunkt durchgeführt werden können. Da der Gesetzgeber vorübergehend geregelt hat, dass Vorstände im Amt bleiben, besteht rechtlich kein Grund hier übereilt Mitgliederversammlungen zu terminieren.