ARAG Sportversicherung klärt auf: Stichwort Datenschutz

In einem Verein haben Sie tagtäglich mit Bankverbindungen, Anschriften und E-Mail-Adressen zu tun. Diese Daten unterstehen dem Persönlichkeitsrecht, das vom Bundesdatenschutzgesetz gewahrt wird. Wie aber sehen die Rechte und Pflichten des Vereins beim Umgang mit den Daten seiner Mitglieder aus?

Spätestens seit Whistle-blower Edward Snowden hat sich jeder schon einmal Gedanken um seine persönlichen Daten im Netz gemacht. In Deutschland leitet das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verantwortungsvollem Umgang mit personenbezogenen Daten an. Mit ihm soll das Persönlichkeitsrecht jedes Einzelnen gewahrt werden.

Führen Sie einen Verein, haben Sie es – beginnend beim Namen der Mitglieder – mit zahlreichen sensiblen Daten zu tun. Es ist erlaubt, sie zu erheben, zu speichern, zu ändern, zu übermitteln und zu nutzen, solange dies dazu beiträgt, den Vereinszweck zu erfüllen. Die Vereinsmitglieder vertrauen Ihnen ihre Daten an, und egal, ob Ihr Verein eingetragen ist oder nicht, muss er das Persönlichkeitsrecht seiner Mitglieder berücksichtigen. Daran kann auch die Vereinssatzung nicht rütteln.

Welche Vereinsdaten müssen geschützt werden?

Personenbezogene Daten, die für gewöhnlich im Verein mindestens abgefragt und geschützt werden müssen, sind:

  • Name und Anschrift
  • Geburtsdatum
  • Eintrittsdatum
  • Bankverbindung

Oft werden weitere Daten erhoben, wie die Telefonnummer, der Beruf, die E-Mail-Adresse. Auch diese gehören zu den Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse eines bestimmten Menschen, die Sie schützen müssen. Erst wenn die Person verstorben ist, endet das Persönlichkeitsrecht. Das bedeutet, Sie dürfen die persönlichen Daten – zum Beispiel den Namen und das Geburtsdatum – verwenden, um einen Nachruf zu verfassen.

Umgang mit Daten zu Vereinszwecken

Per Gesetz werden Sie dazu aufgefordert, den Vereinszweck festzulegen, für den Sie Daten über ihre Mitglieder sammeln, analysieren und weitergeben. Das kann neben der Bankverbindung, die Sie für den Einzug der Beiträge benötigen, auch die Sprungweite des letzten Wettbewerbs eines Mitglieds sein, die Sie – im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit – in der Vereinszeitung, am schwarzen Brett, auf der Homepage oder in Ihrer Lokalzeitung veröffentlichen wollen. Ansonsten dürfen Sie personenbezogene Daten verarbeiten, wenn es sich um allgemein zugängliche Daten handelt und Sie davon ausgehen können, dass der Betroffene nichts dagegen einzuwenden hat. Aber Sie müssen die Mitglieder in jedem Fall darüber informieren, welche Abteilung die Daten verarbeitet, warum und an wen sie darüber hinaus noch gelangen, sofern damit zu rechnen ist. Diese Frage ist mit den Vorstandsmitgliedern und der Mitgliederversammlung zu klären.

Unsere Empfehlung: Fassen Sie einen Beschluss und verpflichten Sie diejenigen, die Sie mit der sensiblen Datenverarbeitung betrauen, schriftlich dazu, das Datengeheimsnis zu wahren.

Bei weiteren Fragen, stehen Ihnen die Mitarbeiter des Büros der ARAG Sportversicherung im Haus des Sports beim Sportbund Rheinland gerne telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung (Tel.: 0261 135-215 oder vsbkoblenz@arag-sport.de).